Báo cáo của ban kiểm soát năm 2011

BÁO CÁO  CỦA BAN KIỂM SOÁT NĂM 2011

Căn cứ  Luật doanh nghiệp năm 2005 và Điều lệ tổ chứcvà hoạt động của Công ty cổ phần Vận tải và Dịch vụ Petrolimex Nghệ Tĩnh quy định chức năng, nhiệm vụ của Ban kiểm soát;

Căn cứ Nghị quyết Đại hộiđồng cổ đông thường niên thông qua ngày 27/3/2011, các Nghị quyết, Quyết định củaHĐQT, báo cáo tài chính  năm 2011 đã đượckiểm toán, các hồ sơ chứng từ  tài liệu có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty và kết quả các kỳ kiểm tra, kiểm soát của Ban kiểm soát;

Ban kiểm soát Công ty cổ phần Vận tải và Dịch vụ Petrolimex Nghệ Tĩnh báo cáo trình Đại hội về hoạt động và kết quả giám sát năm 2011 và phương hướng năm 2012 như sau:

- HOẠT ĐỘNG CỦA BAN KIỂM SOÁT

Đại hội cổ đông nhiệm kỳ 2010-2015 tháng 3/2011 của Cty CP vận tải và Dịch vụ  Petrolimex Nghệ Tĩnh đã bầu ra Ban kiểm soát gồm 3 thành viên:            

1. Bà Nguyễn Thu Hà   -  Trưởng ban

2. Ông Trần Thanh Sơn  -  Ủy viên

3. Ông  Đinh Quang Nghĩa -   Ủy viên

Sau Đại hội Ban kiểm soát đã ban hành quy chế tổ chức hoạt động của Ban, phân công nhiệm vụ cho từng thành viên trong Ban. Tổ chức triển khai công tác kiểm tra, giám sát việc tuân thủ Điều lệ Cty, tình hình thực hiện nghị quyết Đại hội đồng cổ đông, nghị quyết của HĐQT Cty, thẩm định Báo cáo kết quả hoạt động SXKD, Báo cáo tài chính, xem xét các báo cáo khác của CTy.

Trong quá trình hoạt động Ban kiểm soát đã thường xuyên trao đổi thông tin với HĐQT và Ban điều hành Cty để giải quyết công việc theo đúng chức năng, nhiệm vụ trong Điều lệ Cty đảm bảo tính độc lập khách quan. Tham dự đầy đủ các phiên họp thường kỳ của Hội đồng quản trị để tham gia góp ý hoàn thiện các Quy chế quản lý nội bộ, các nghị quyết của HĐQT và việc thực hiện nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông  năm 2011 cũng như các vấn đề liên quan đến quản lý điều hành Công ty. Ban kiểm soát đã thực hiện kế hoạch kiểm soát định kỳ và đưa ra các kiến nghị sau đợt kiểm soát. Các kiến nghị, đề xuất về công tác quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty đã được Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc triển khai khắc phục và bổ sung kịp thời. 

II- KẾT QUẢ GIÁM SÁT CỦA BAN KIỂM SOÁT NĂM 2011

1-   Kết quả thẩm định báo cáo tài chính  năm 2011.

Ban kiểm soát thống nhất với nội dung của Báo cáo tài chính Công ty tại thời điểm 31/12/2011  đã được kiểm toán bởi Công ty hợp danh kiểm toán Việt Nam – CPA Việt Nam.

Báo cáo tài chính đã phản đầy đủ tình hình tài chính của Công ty tại thời điểm 31/12/2011 cũng  như  kết quả hoạt động kinh doanh và tình hình lưu chuyển tiền tệ cho năm tài chính kết thúc cùng ngày, phù hợp với các chuẩn mực kế toán Việt Nam, hệ thống kế toán Việt Nam và các quy định hiện hành có liên quan tại Việt Nam .

Một số chỉ tiêu chủ yếu về  tài sản,  nguồn vốn và kết quả  sản xuất kinh doanh của Công ty tại ngày 31/12/2011 như sau:

2. Đánh giá việc thực hiện Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông:

a- Kết quả thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch: 

(Ghi chú : Sản lượng và doanh thu thực hiện đã loại trừ phục vụ và tiêu dùng nội bộ)

Năm 2011, Cty đã phấn đấu hoàn thành hầu hết các chỉ tiêu kế hoạch đề ra, riêng chỉ tiêu sản lượng bán xăng dầu đạt 95% kế hoạch.  Hoạt động sản xuất kinh doanh của Cty bị ảnh hưởng bởi lãi suất tiền vay cao bình quân 19,5%/năm, nguồn vốn kinh doanh thiếu nên tiếp cận nguồn vốn vay khó khăn, một số cửa hàng bán lẻ mới đưa vào hoạt động sản lượng thấp dẫn đến chi phí bán lẻ cao trong khi chiết khấu xăng dầu thấp không ổn định, giá cả tăng ảnh hưởng đến chi phí vận tải như  xăng dầu, săm lốp, bình điện... đều tác động đến hoạt động kinh doanh của Cty. Học phí tại trung tâm đào tạo lái xe được nâng lên từ tháng 05/2011 do đó kết quả kinh doanh tăng mạnh so với kế hoạch đề ra. 

Kết quả kinh doanh từng lĩnh vực cụ thể:

-  Kinh doanh vận tải: doanh thu  41.588 Trđ bằng  117 % KH, lợi nhuận trước thuế 668 Trđ bằng  67% KH.

-  Kinh doanh xăng dầu , dầu nhờn, gas: doanh thu 524.239 Trđ bằng 106% KH, lợi nhuận trước thuế lỗ 666 Trđ. Trong đó KD xăng dầu lỗ 1.055 Trđ, dầu mỡ nhờn lãi 349 Trđ,Gas lãi 40 Trđ.

-  Đào tạo lái xe: doanh thu  20.692 Trđ  bằng 142% KH, lợi nhuận trước thuế 1.518 Trđ bằng 2.138% KH.

-  Kinh doanh khác: doanh thu 1.950 Trđ  131% KH, lợi nhuận trước thuế 272 Trđ bằng     160% KH.

-  Thu nhập khác lãi 680 Trđ do thanh lý một số phương tiện vận tải đã hết khấu hao và thu nhập từ sân bãi sát hạch A1. 

b- Quản lý và điều hành tài chính Cty.

- Tổ chức hạch toán kế toán: Công ty đã thực hiện việc hạch toán và mở sổ sách kế toán phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán Việt nam hiện hành, phản ánh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh. Năm 2011 Cty tiếp tục sử dụng phần mềm BOS, do chương trình chưa hoàn chỉnh nên Công ty cần tiếp tục hoàn thiện cho phù hợp với các chuẩn mực kế toán hiện hành và tình hình thực tế của Cty.

- Tình hình tài chính Công ty: Tổng tài sản và nguồn vốn 92.807 Triệu đồng (Trđ)  tăng 17,6 % so với cùng kỳ, tương ứng tăng 13.884 Trđ; Cơ cấu nguồn vốn nợ phải trả /vốn chủ sở hữu là 65/35 cho thấy khả năng tự tài trợ vốn của Cty là 35%, Cty sử dụng vốn vay và nguồn vốn chiếm dụng khác 65% do đó vốn kinh doanh chủ yếu phụ thuộc vào vay ngân hàng, kết quả kinh doanh bị ảnh hưởng rất lớn vào chi phí lãi vay. Mức dư vay ngân hàng bình quân năm 2011 là 35 tỷ đồng, số dư nợ cao nhất lên đến 40 tỷ đồng. Chi phí lãi vay năm 2011 là 10,143 tỷ đồng ứng với mức lãi suất từ 20-21%/năm. Khả năng thanh toán hiện hành là 0,61 thanh toán nhanh 0,41 tăng hơn so với năm 2010 nhưng rất nhỏ do Công ty đang sử dụng nguồn vốn vay ngắn hạn để đầu tư dài hạn. Tại thời điểm 31/12/2011 nguồn vốn đầu tư của Cty thiếu 15 tỷ đồng  trong đó nguồn vốn thiếu tại Trung tâm đào tạo lái xe (TĐTLX ) là 10 tỷ đồng, nguồn vốn vay trung hạn để đầu tư trường lái xe đến năm 2012 trả nợ xong, trong khi khấu hao cơ bản hàng năm không đủ trả nợ gốc vay. Cty cần cấu trúc lại nguồn vốn để giảm áp lực trả nợ vay ngắn hạn. Xem xét lại tình hình quản lý sử dụng vốn ngắn hạn và dài hạn, tăng cường các biện pháp quản lý và thu hồi công nợ bán hàng và công nợ tạm ứng, tập trung vào công tác quản trị công nợ lựa chọn đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng để có chính sách bán hàng phù hợp nhằm giảm thiểu công nợ và giảm nguy cơ rủi ro tài chính. Làm thủ tục thanh quyết toán nhanh các công trình XDCB để tăng nguyên giá TSCĐ trích khấu hao vào chi phí thu hồi vốn.

Các chỉ số tài chính năm 2011 đều tăng so với năm 2010 cho thấy khả năng sinh lời trên vốn và tài sản còn thấp. Nhìn chung vốn góp của cổ đông trong năm qua được bảo toàn nhưng tăng trưởng chậm.

- Quản lý công nợ phải thu khách hàng: Tổng số công nợ phải thu 12.548 Trđ tăng 4.630 Trđ, trong đó công nợ phải thu khách hàng 7.057 Trđ  tăng 2.371 Trđ, trả trước người bán 4.173 Trđ tăng 3.044 Trđ. Công nợ bán xăng dầu bình quân 8.925 Trđ tương ứng  6 ngày doanh thu, trong đó công nợ bán buôn BQ 4.249 Trđ – 17,9 ngày, bán lẻ 4.676 Trđ - 3.4 ngày. Công nợ bán buôn xăng dầu tại thời điểm 31/12 vượt mức thanh toán 673 Trđ trong đó quá hạn thanh toán trên 6 tháng đến 1 năm là 440 Trđ . Tại thời điểm 31/12 công nợ tại các CHXD là  2.534 Trđ  bao gồm tiền tồn quỹ tại CHXD chưa nộp về Cty 340 Trđ, công nợ các khách hàng cấp lẻ 1.700 Trđ , hao hụt thiếu kiểm kê  399 Trđ (các Cửa hàng trưởng phải bồi thường), mất tiền bán hàng 49 Trđ ( CHXD Anh Sơn), cấp quá định mức nhiên liệu chạy xe 106 Trđ (CHXD Nghi Kim)… . Công tác đối chiếu công nợ tại thời điểm các tháng cuối quý và cuối năm còn thiếu nhiều biên bản. Tại thời điểm 31/03 và 30/06 công nợ phải thu còn ở mức cao từ 11 đến 13 tỷ đồng và được giảm dần ở thời điểm 30/9 và 31/12.

- Năm 2011 Cty đã trích lập dự phòng phải thu công nợ khó đòi 253 Trđ (trích 50% theo quy định đối với khoản công nợ của Ông Phạm Xuân Hoạt Cửa hàng trưởng CHXD Công Thành bỏ trốn từ  năm 2010) , trong năm đã thu hồi được 26 Trđ công nợ của 3 khách hàng Số dự phòng phải thu công nợ khó đòi đến 31/12/2011 là 393 Trđ.

- Quản lý chi phí: Công ty tiến hành rà soát, khảo sát tất cả hệ thống định mức, qui trình kỹ thuật…và đã điều chỉnh lại một số định mức kỹ thuật cho phù hợp với thực tiễn. Cụ thể đã điều chỉnh lại: định mức sử dụng lốp: giảm từ 2-5%, nhiên liệu: giảm từ    3-5%. Hao hụt xăng dầu: giảm 3%. Thực hiện sửa chữa lớn 20 lượt xe tại xưởng sửa chữa Cty với số tiền 1.190 Trđ, sửa chữa đột suất 198 lượt xe. Chi phí quản lý tại Văn phòng Cty và TTĐTLX là 12.585 Trđ tăng 44% (+ 3.843 Trđ) so với thực hiện 2010, trong đó chi phí tiền lương quản lý 5.672 Trđ chiếm tỷ trọng 45%, chi phí giao dịch tiếp khách 2.635 Trđ chiếm tỷ trọng 21% chi phí quản lý. Kết quả thực hiện chi phí từng lĩnh vực kinh doanh chủ yếu như sau:

+ Chi phí vận tải: chi phí bình quân 1.776 đ/m³Km so với 2010 tăng 291đ/m³Km, trong đó chi phí trực tiếp 1.504 đ/ m³Km tăng 199đ, chi phí quản lý: 210đ  tăng 50 đ, chi phí tài chính bình quân 62đ tăng 45đ.

+Chi phí kinh doanh xăng dầu: chi phí bình quân 782đ/lít tăng 74 đ so với 2010, trong đó chi phí bán hàng  và quản lý  602 đ/lít bằng mức phí năm 2010, chi phí tài chính 180 đ/lít tăng 74 đ. Lãi gộp bình quân đã trừ hao hụt 746 đ/lít tăng 48 đ so với 2010. 

+ Trung tâm đào tạo lái xe: giá vốn chiếm tỷ trọng 66% doanh thu, chi phí quản lý chiếm tỷ trọng 11% doanh thu, chi phí tài chính chiếm tỷ trọng 15% doanh thu. Chi phí nhiên liệu chiếm tỷ trọng 55% giá vốn và chiếm tỷ trọng  37% doanh thu đào tạo.

c- Công tác tổ chức nhân sự, lao động tiền lương

- Tổng số lao động đến 31/12/2011 là 364 lao động tăng so với đầu năm 8 lao động. Trong năm Cty đã tuyển dụng thêm 19 LĐ, chuyển công tác 3 LĐ, nghỉ hưu 5 LĐ, chấm dứt  hợp đồng lao động 3LĐ. Số lao động tăng thêm đều xuất phát từ yêu cầu kinh doanh đưa hai CHXD Quỳnh Lộc và Anh Sơn vào hoạt động và bù đắp số lao động giảm.

- Tổng quỹ tiền lương được quyết toán năm 2011 là 17.099 Trđ  bằng 110% so với KH. Nguyên nhân quỹ lương tăng  do doanh thu vận tải tăng , tăng doanh thu đào tạo dịch vụ. Tổng quỹ lươngthực hiện năm 2011 là 17.721 Trđ, trong đó quỹ lương năm 2010 chuyển sang là 1.039 Trđ , Cty đã chi hết quỹ lương và không còn dự phòng cho quý 1/2012. Thu nhập bình quân 4,47 Trđ/người/tháng bằng 124% với kế hoạch. Cty đã thực hiện quyết toán tiền lương theo đơn giá xây dựng kế hoạch và phân phối  theo Quy chế Tiền lương của Cty . Cty thực hiện chi trả lương và các chế độ khác cho người lao động được Cty thực hiện đầy đủ, kịp thời.

d- Công tác đầu tư xây dựng cơ bản ,mua sắm và thanh lý TSCĐ

- Trong năm Cty đã thực hiện đầu tư trong năm 12.900 Trđ  bằng 118% so với kế hoạch trong đó đầu tư mới xe stec và đầu kéo 6.282 Trđ, CHXD Anh Sơn: 2.372 Trđ, CHXD Quỳnh Lộc: 1.140 Trđ, CHXD Hưng Đông: 318 Trđ , Xe góp vốn vệ tinh TTĐTLX 1.089 Trđ, các tài sản thuộc Trung tâm lái xe 543 Trđ, Cải tạo và sửa chữa  CHXD 528 Trđ , thiết bị tin học và phần mềm quản lý 628 Trđ. Nhìn chung các hạng mục đầu tư chính thực hiện theo kế hoạch, tuy nhiên vẫn còn phát sinh một số hạng mục cải tạo sửa chữa cửa hàng xăng dầu, cải tạo và sửa chữa TTĐTLX, xe liên doanh, bãi đậu xe Hưng Đông làm phát sinh tăng chi phí đầu tư 2.478 Trđ. Cty rà soát lại các hạng mục cải tạo, sửa chữa tại CHXD và TTĐTLX  trường hợp khôi phục hoặc duy trì TSCĐ ở trạng thái ban đầu hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh không hạch toán tăng TSCĐ.

- Tổng tài sản cố định hữu hình và vô hình ghi nhận tăng trong năm là 12.729 Trđ, tài sản trả trước dài hạn 1.080 Trđ tiền thuê CHXD Quỳnh Lộc. Chi phí XDCB dở dang 638Trđ.

- Đến 31/12/2011 số dư tạm ứng cho người nhận thầu XDCB chưa được quyết toán là 2.290 Trđ trong đó CHXD Anh Sơn là 1.991Trđ, công trình nhà thi đấu đa năng 238 Trđ, hệ thống quảng cáo 61Trđ.

- Công tác đầu tư mua sắm được thực hiện theo Quy chế Đầu tư của Cty, tuy nhiên việc phê duyệt quyết toán công trình còn rất chậm, hai công trình đã đi vào sử dụng trên từ 8 tháng đến 1 năm như  khu  dịch vụ TTĐTLX  và CHXD Anh Sơn đến nay vẫn chưa thanh quyết toán xong với nhà thầu xây dựng , số liệu hạch toán tăng TSCĐ là số tạm tính do đó ảnh hưởng đến việc trích khấu hao TSCĐ thu hồi vốn đầu tư. Tổng nguồn vốn đầu tư năm 2011 Cty huy động được 9.104 Trđ trong đó vay trung, dài hạn ngân hàng 7.386 Trđ để tài trợ vốn mua xe sitec và đầu kéo  (4.386 trđ) và CHXD Anh Sơn , Quỳnh Lộc (3.000 Trđ), vay CBCNV 747 Trđ, nguồn  vốn từ xe liên doanh 971Trđ, số vốn đầu tư thiếu Cty sử dụng vay ngắn hạn ngân hàng để bổ sung. Tính đến 31/12/2011 Cty đang sử dụng nguồn vốn ngắn hạn để đầu tư tài sản dài hạn là 15 tỷ đồng tăng so với đầu năm 1,3 tỷ đồng.

- Thanh lý TSCĐ: trong năm Cty đã thanh lý 6 xe sitec nguyên giá 1.168 Trđ đã hết khấu hao và thu hồi được 598 Trđ. Công tác thanh lý thực hiện theo đúng quy định hiện hành.

3. Kết quả kiểm soát hoạt động quản lý và điều hành công ty

a- Hoạt động của Hội đồng quản trị.

HĐQT Công ty có 5 thành viên, trong đó 3 thành viên trực tiếp tham gia điều hành Cty.

Năm 2011, HĐQT họp 04 phiên và 02 lần xin ý kiến các ủy viên HĐQT. Sau mỗi cuộc họp đều có biên bản và ban hành nghị quyết theo quy chế hoạt động của HĐQT. Các phiên họp của HĐQT đều thực hiện theo đúng quy định của Điều lệ Công ty. Nội dung các nghị quyết của HĐQT tập trung vào các nhiệm vụ trọng tâm: triển khai kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch đầu tư, công tác tài chính kế toán, công tác tổ chức bộ máy và ban hành quy chế nội bộ thuộc thẩm quyền HĐQT.

Ban kiểm soát nhận thấy: về cơ bản các chủ trương, quyết định của HĐQT Cty đều có sự tham gia biểu quyết đồng thuận của tất cả các thành viên HĐQT. Hầu hết các quyết định đã đáp ứng kịp thời yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh và thể hiện định hướng chiến lược phát triển của Cty.

b- Hoạt động của Ban giám đốc và các cán bộ quản lý.

Trong năm 2011 Cty đã sắp xếp lại bộ máy quản lý tại Xưởng cơ khí sửa chữa, xây dựng quy chế đầu tư xây dựng cơ bản trình HĐQT,triển khai áp dụng mạng tin học trong toàn Cty, áp dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp để nâng cao công tác quản lý, cử đi đào tạo các lớp học ngắn ngày bồi dưỡng nghiệp vụ cửa hàng trưởng và đào tạo nghiệp vụ kế toán cửa hàng,kinh doanh xăng dầu, phòng cháy chữa cháy… cho CBCNV. Cty đã tổ chức kiểm tra tình hình thực hiện sản xuất kinh doanh và chấp hành các quy chế, quy định của Cty và pháp luật tại các đơn vị cơ sở nhằm chỉ ra các tồn tại cần khắc phục.

- Nhận xét và kiến nghị

Nhìn chung Công ty đã hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch Nghị quyết đại hội cổ đông thông qua riêng chỉ tiêu sản lượng bán xăng dầu chỉ bằng 95% kế hoạch. Kết quả đạt được là sự nỗ lực của Ban giám đốc cùng tập thể cán bộ công nhân viên toàn Cty đã khắc phục khó khăn phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ được giao.

Ban kiểm soát cơ bản thống nhất số liệu và báo cáo của HĐQT, Ban điều hành trình đại hội. Tuy nhiên qua xem xét thẩm định báo cáo tài chính và phân tích một số chỉ tiêu Ban kiểm soát có một số kiến nghị sau:

- HĐQT Cty cần có các biện pháp quyết liệt để cơ cấu lại tài chính, xây dựng kế hoạch đầu tư trung dài hạn cân đối với khả năng nguồn vốn hiện có của Cty.

- Bộ phận điều hành định kỳ phân tích, đánh giá hiệu quả kinh doanh từng CHXD để có các giải pháp đối với các cửa hàng có sản lượng bình quân thấp.

- Tăng cường quản lý sử dụng vốn: luân chuyển tiền nhanh từ CHXD về Cty, giảm số ngày công nợ phải thu khách hàng, thu hồi các khoản công nợ tạm ứng và bồi thường tiền hàng thiếu, thanh lý kịp thời tài sản, hàng hóa, vật tư không dùng để thu hồi vốn.   

- Tiết giảm các khoản mục chi phí quản lý và chi phí kinh doanh để đảm bảo hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh.

- Cần đẩy nhanh tiến độ thanh quyết toán các công trình XDCB đã hoàn thành theo quy chế đầu tư XDCB đã ban hành.

- Tiếp tục xây dựng hệ thống công nghệ thông tin để phục vụ cho công tác quản trị kế toán và kinh doanh.

IV. Phương hướng hoạt động năm 2012

Trên cơ sở chức năng nhiệm vụ, Ban kiểm soát đề ra một số mục tiêu phương hướng hoạt động trong năm 2012 như sau:

- Xây dựng chương trình kế hoạch hoạt động của Ban kiểm soát, xác định nội dung trọng tâm có tính chất quyết định đến kết quả sản xuất kinh doanh để tổ chức kiểm tra giám sát. 

- Giám sát việc triển khai các Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông, HĐQT, Ban giám đốc trong việc thực hiện nhiệm vụ SXKD năm 2012

- Thẩm định báo cáo tài chính 6 tháng và năm của công ty.

- Thực hiện công tác kiểm soát quy trình và kiểm soát theo chuyên đề nhằm đánh giá công tác điều hành cũng như việc tuân thủ các quy định, quy trình quản lý của Công ty và của Pháp luật.

- Phối hợp với HĐQT và Ban giám đốc tìm các giải pháp để cơ cấu lại tài chính Cty, giảm áp lực vay ngân hàng, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn.

   Kính thưa Đại hội!

 Trên đây chúng tôi đã trình bày hoạt động của Ban kiểm soát và kết quả kiểm tra giám sát năm 2011 của Cty CP Vận tài và Dịch vụ Petrolimex Nghệ Tĩnh, kính trình Đại hội thông qua. 

                                                                        Xin chân thành cảm ơn ./